Cómo lograr textos administrativos y jurídicos que se entiendan fácilmente

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¿A quién no le ha ocurrido alguna vez, al rellenar un formulario oficial, no ser capaz de elegir una de las opciones por no entender cuál es la que se adecúa a su situación? ¿O tener que leer varias veces un párrafo de un comunicado administrativo hasta dejarlo por imposible?

Incluso los expertos y lingüistas están de acuerdo en que el lenguaje administrativo y jurídico destaca por su poca transparencia. A menudo es un lenguaje muy arcaico, altisonante, con formulaciones largas, falta de transiciones lógicas, uso de extranjerismos, acompañado por múltiples repeticiones, abreviaturas incomprensibles, ausencia o exceso de puntuación. Un ejemplo:

“Firme que sea inmediatamente esta Sentencia, librándose testimonio de la misma con expresión de su firmeza al RC correspondiente, a fin de proceder a la práctica de la anotación marginal de la misma en el asiento de inscripción matrimonial” (sentencia de divorcio).

Saber leer o conocer el idioma del texto no es suficiente para su comprensión. Algunos autores coinciden con que existe una complicación intencionada en los textos jurídicos, que crea ambigüedad de significado y confusión.

Según la Convención de Derechos Humanos de la Unesco, toda persona tiene derecho a la información. Los textos administrativos afectan a aspectos importantes de la vida de los ciudadanos. Si además tenemos en cuenta que muchos pueden tener diferente formación académica, capacidad cognitiva o incluso conocimiento del idioma, es evidente que estos textos deberían ser especialmente fáciles de entender.

Pautas europeas de lectura fácil

Una de las vías para simplificar los textos administrativos y jurídicos sería aplicar las pautas europeas de la lectura fácil. La “lectura fácil” es una variante del lenguaje con una composición léxica y gramatical reducida a la que habría que “traducir” todos los contenidos escritos con información relevante para los ciudadanos.

Nuestro grupo de investigación es uno de los muchos que se dedican a la comunicación sin barreras. Otras organizaciones e instituciones se dedican a la simplificación de los textos.

El psicólogo cognitivo George A. Miller ya estableció en 1956 que el límite de procesamiento de la información en nuestra memoria a corto plazo es de entre 7 y 9 palabras. Un texto más largo sobrecarga la memoria.

La lectura fácil apuesta por palabras clave centrales utilizadas en un estilo neutro, preciso, cercano a lo cotidiano, evitando las nociones abstractas, los múltiples sentidos (polisemia), las expresiones metafóricas y la voz pasiva.

Cuando es imposible abandonar las expresiones especializadas, se ofrecen sus explicaciones. El lenguaje fácil rechaza el uso de abreviaturas (Avda.), acrónimos (ONG) o frases subordinadas largas. No es recomendable utilizar palabras largas terminadas en -mente (por ejemplo: normalmente), sino recurrir a las expresiones: “de forma normal”. No conviene usar el condicional o gerundio: mejor “debe” que “debería”.

Con estas pautas, el párrafo legal anterior se transformaría en lo siguiente:

“Se ordena que esta sentencia se haga firme de forma inmediata y quede registrada en el Registro Civil correspondiente. Se realizará su anotación al margen en el asiento de inscripción matrimonial”.

Mucho más comprensible, ¿verdad?

Recursos visuales y comunicación amigable

Hay otros recursos útiles para una mejor comprensión de cualquier texto: imágenes, negrita, color o letra ampliada para resaltar los conceptos centrales, explicaciones y una redacción más clara de los párrafos, pictogramas y otros formatos textuales.

Todo esto consigue la simplificación del lenguaje de forma verbal y visual.

Además de simplificar léxico y sintaxis, se puede conseguir una comunicación más “amigable”, con el uso de recursos y estrategias retóricas que construyen una relación de confianza con el lector. Por ejemplo, usar pronombres inclusivos, como “nosotros”.

Así, es típico formular preguntas en los textos divulgativos para establecer una interacción entre el autor y el lector, ayuda a involucrarnos en el contenido y hace más eficaz la comunicación. Crean positividad, implicación y acercan al usuario al autor.

Claro que no sirve para todas las comunicaciones. ¿Se imaginan una multa de tráfico en un estilo amigable? Podría ser algo así:

“¡Hola conductor intrépido! Esperamos que esta nota te encuentre bien, a pesar de que tu automóvil conducía un poco más rápido de lo permitido. ¡Nos emociona tu entusiasmo por llegar adonde vas! Sin embargo, queremos recordarte que la seguridad vial es como una banda sonora: mejor cuando se mantiene en un ritmo constante. En esta ocasión, te acompañamos con la pequeña melodía de una multa de tráfico. No te preocupes, todos cometemos errores. Solo queremos asegurarnos de que sigamos conviviendo en armonía en las carreteras. ¡Conduce con precaución y mantén ese espíritu aventurero bajo control!”




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Exactitud legal simplificada

¿Y qué pasa si recibimos una carta de Hacienda o una denuncia por abogado? El problema a la hora de simplificar los textos jurídico-administrativos es que debemos combinar la necesidad de mantener su exactitud con la de simplificar y hacer más clara la información que transmite dicha comunicación.

“Le enviamos esta notificación NCC8899020876678899 para practicar el acto administrativo que, por causas no imputables a la Administración, no ha podido realizarse mediante la anterior notificación con NCC988766578909876 imposibilitando entregar la misma al destinatario en el domicilio de esa notificación”. (Comunicación del Ministerio de Hacienda)

Lo que el párrafo anterior quiere decir, una vez traducido, es que nos están avisando por segunda vez de algo que en su momento no se recibió por no estar el destinatario en el domicilio.

Es bien sabido que ignorantia legis non excusat (la ignorancia de la ley no exime de responsabilidad), pero, incluso para los hablantes nativos, la notificación jurídico-administrativa supone una barrera lingüística, por no hablar de las personas sin estudios superiores y otros usuarios de a pie.

Esto plantea la cuestión: ¿quién es en realidad el destinatario de dicha información? Parece obvio que está destinada únicamente a personas expertas, es decir, abogados, notarios o gestores.

Una necesidad urgente

Hace un tiempo que se habla de modernizar la comunicación en general y de democratizar las instituciones públicas y la legislación. Muchos autores y colectivos insisten en que todos los ciudadanos tienen derecho a una formulación comprensible y accesible de los textos jurídico-administrativos, en particular en las resoluciones judiciales, la descripción de las vías de recurso y las leyes.

Existe una necesidad urgente de aplicar el lenguaje fácil, sobre todo en la comunicación jurídica con el ciudadano medio y cualquier usuario. No cabe duda alguna de que la claridad de los textos contribuye a su comprensión.

Gracias a internet, los usuarios pueden obtener información adicional y explicaciones sobre diversas cuestiones que les conciernen. Pero, por desgracia, la calidad de la información deja mucho que desear y sus fuentes no siempre son exactas y fiables.

Teniendo en cuenta las recomendaciones arriba indicadas, es posible optimizar el flujo de información y garantizar su máxima comprensión y asimilación de las nociones especializadas. Ello, a su vez, mejoraría la credibilidad y eficacia del sector público y la administración.




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Mientras lo logramos, podemos consolarnos con la idea de que ,al menos en español, no es posible crear palabras compuestas tan largas como en alemán. En este idioma existen términos que pueden llegar a tener 79 letras y consistir en hasta 11 palabras juntas, como:

Donaudampfschifffahrtselektrizitätenhauptbetriebswerkbauunterbeamtengesellschaft (que significa “sociedad de funcionarios de la construcción de la fábrica principal de electricidad para la navegación de barcos de vapor en el Danubio”).

The Conversation

Olga Koreneva Antonova ne travaille pas, ne conseille pas, ne possède pas de parts, ne reçoit pas de fonds d’une organisation qui pourrait tirer profit de cet article, et n’a déclaré aucune autre affiliation que son organisme de recherche.

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